7 เคล็ดลับสำคัญ จัดการสต๊อกร้านอาหารอย่างไรให้ลดต้นทุนได้จริง

เพื่อให้ร้านอาหารของคุณมีต้นทุนอาหารหรือ COGs (Cost of Goods Sold) ที่ลดลง คุณต้องหาวิธีการจัดการและเก็บรักษาวัตถุดิบอาหารที่มีคุณภาพสามารถเก็บรักษาวัตถุดิบได้นานและคงความสดให้มากที่สุด ซื้อให้น้อยที่สุด หรือลดต้นทุนอาหารของคุณด้วยการหาผู้ขาย (Supplier) รายใหม่ที่สามารถขายสินค้าที่ได้คุณภาพในราคาที่ถูกกว่า หรือการเจรจาต่อรองราคาใหม่

การที่ร้านอาหารสามารถมีการบริการจัดการสต๊อก (Stock) ที่ดี รวมถึงการจัดการของเสีย (Waste) ที่มีประสิทธิภาพ เป็นวิธีที่จะทำให้คุณสามารถลดต้นทุนอาหารหรือ COG ได้ คุณอาจพบว่าคุณไม่จำเป็นต้องสั่งวัตถุดิบบางชนิดในปริมาณที่มากอย่างที่เคย ถ้าคุณสามารถทำให้พนักงานเสิร์ฟรับออเดอร์ไม่ผิดพลาดหรือผิดพลาดน้อยลง

ประกอบกับการใช้เทคโนโลยีอย่างระบบ POS เข้ามาช่วยในการบริหารจัดการสต๊อกให้เกิดประโยชน์สูงสุดอย่างมีประสิทธิภาพ เหล่านี้สามารถช่วยให้คุณหันมาให้ความสนใจกับการบริหารจัดการสต๊อกมากขึ้นและจะทำให้ธุรกิจของคุณสามารถเพิ่มผลกำไรได้ในที่สุด

หากคุณกำลังมองหาวิธีการหรือหนทางที่จะเพิ่มกำไร ลดต้นทุน COG อย่างมีประสิทธิภาพให้กับร้านอาหาร ลองพิจารณาการกำหนดราคาในเมนูที่เหมาะสมและค่าใช้จ่ายและต้นทุนต่างๆ ภายในร้านใหม่ พร้อมบริหารจัดการสต๊อกให้มีระบบ

7 เคล็ดลับสำคัญ จัดการสต๊อกอย่างไรให้ต้นทุนลด

1. ควรมีพนักงานติดตามตรวจนับสต๊อกเพียงชุดเดียว

กำหนดและมอบหมายผู้รับผิดชอบในการจัดการสต๊อกให้ชัดเจน 2-3 คน เช่น มอบหมายให้ผู้จัดการหรือพ่อครัวเป็นผู้รับผิดชอบ การทำแบบนี้จะช่วยให้ง่ายต่อการจัดการสต๊อกให้มีคุณภาพ ไม่สับสนและหาผู้รับผิดชอบได้

นอกจากนี้ เนื่องจากพนักงานเหล่านี้จะเป็นผู้ตรวจรับสินค้าและวัตถุดิบเป็นประจำและต่อเนื่อง พวกเขาจึงมีความเข้าใจในคุณลักษณะเฉพาะต่างๆ ของวัตถุดิบ อาทิ อุณหภูมิและเวลาในการเก็บรักษาที่เหมาะสมให้คงคุณภาพและความสดใหม่พร้อมเสิร์ฟให้กับลูกค้าเสมอ

แต่ก่อนรับผิดชอบในส่วนนี้ได้ พนักงานควรได้รับการอบรมและฝึกหัดอย่างมีระบบระเบียบแบบแผน ตั้งแต่การตรวจรับ ตรวจนับ ตรวจสอบคุณภาพ บันทึก รายงานและจัดเก็บ

นอกจากนี้ คุณควรพิจารณาให้รางวัลถ้าพวกเขาสามารถช่วยลดต้นทุนวัตถุดิบอาหารจากการเน่าเสีย สูญหาย หรือสูญเสียจากเหตุผลอื่นๆ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถลดต้นทุนวัตถุดิบอาหารหรือ COG ลงได้อย่างมีประสิทธิภาพซึ่งส่งผลให้กำไรของร้านเพิ่มขึ้น

2. กำหนดเวลาการตรวจนับสต๊อกที่แน่นอน

การกำหนดเวลาตรวจนับสต๊อกที่เป็นเวลาแน่นอน สามารถช่วยให้คุณเข้าใจได้ว่าวัตถุดิบและเครื่องปรุงใดถูกใช้ไปเป็นปริมาณมากน้อยเพียงใดในแต่ละวัน ซึ่งโดยปกติร้านอาหารโดยทั่วไปจะทำการนับสต๊อกหลังจากที่ปิดครัวแล้วในแต่ละวัน เพื่อให้ทราบถึงปริมาณวัตถุดิบต่างๆ ที่ใช้ไปในแต่ละวันอย่างแท้จริง

ซึ่งอาจจะไม่ตรงกับรายงานจากระบบ POS ผลต่างของสต๊อกที่นับได้จริงกับรายงานจากระบบ POS ควรต้องมีคำอธิบายจากพ่อครัวและผู้รับผิดชอบ เช่น สูญเสียระหว่างจัดเก็บ สูญหาย หรือเกิดจากความผิดพลาดระหว่างการเตรียมหรือปรุงอาหาร หรือเปลี่ยนหรือทำใหม่ให้กับลูกค้าและเมื่อเวลาผ่านไปคุณจะเริ่มเห็นรูปแบบและสามารถปรับเปลี่ยนคำสั่งซื้อหรือออกแบบเมนูได้ตามต้องการ

อีกทั้งสต๊อกที่นับได้จริงยังใช้ในการสั่งซื้อวัตถุดิบที่ต้องสั่งซื้อสำหรับวันต่อไปในปริมาณที่ถูกต้องเหมาะสมโดยการนำมาหักลบกับปริมาณของวัตถุดิบแต่ละชนิดที่ต้องมีไว้เพื่อจำหน่ายในแต่ละวันหรือ Minimum stock นั่นเอง การทำแบบนี้จะทำให้คุณสามารถบริหารสต๊อกได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3. ใช้วิธีเข้าก่อนออกก่อน (FIFO)

ใช้วัตถุดิบที่ได้รับก่อนเสมอ FIFO - First In, First Out ถือเป็นกฎเหล็กของการบริหารจัดการสต๊อก โดยควรจัดระเบียบพื้นที่ของคุณเพื่อให้เหมาะสมและอำนวยความสะดวกต่อการจัดเรียงสต๊อกในการใช้ระบบ FIFO

ตัวอย่างเช่น ในห้องเย็นหรือตู้เย็น ชั้นเก็บของแห้งต่างๆ นอกจากการจัดเรียงที่มีระเบียบแล้ว ต้องทำการติดป้ายบ่งชี้บอกถึงวันที่วัตถุดิบเข้ามา เพื่อช่วยในการบริหารจัดการได้ง่ายขึ้น

4. สร้างฟอร์มรายงานวัตถุดิบอาหารเสียทิ้งหรือ Food Waste

แบบฟอร์มรายการสินค้าในสต๊อกควรแสดงรายการวัตถุดิบ เครื่องปรุง และปริมาณที่มีในสต๊อก แต่ฟอร์มรายงานวัตถุดิบอาหารเสียทิ้งควรบอกถึงปริมาณและสาเหตุของการสูญเสียวัตถุดิบในสต๊อกที่นอกเหนือจากการปรุงอาหารเพื่อขาย

วิธีนี้ช่วยให้รู้สาเหตุและสามารถหาวิธีแก้ปัญหาวัตถุดิบที่สูญเสียและสูญหายไปได้อย่างเป็นระบบ เช่น หากฟอร์มรายงานวัตถุดิบอาหารเสียทิ้งของคุณแสดงให้เห็นว่ามีวัตถุดิบอาหารเน่าเสียเป็นจำนวนมาก คุณก็ควรจะสั่งซื้อให้น้อยลงและตรวจสอบอุณหภูมิในการเก็บรักษาและการเบิกใช้วัตถุดิบว่าเป็นไปตามระบบ FIFO ที่กำหนดไว้หรือไม่

หรือถ้าพ่อครัวต้องทำอาหารใหม่ให้กับลูกค้าเพราะพนักงานเสิร์ฟออเดอร์อาหารผิดบ่อยครั้ง คุณอาจต้องมีวิธีบริหารจัดการกับปัญหาการรับออเดอร์ผิดบ่อยครั้งของพนักงานเสิร์ฟ อาทิ มีการอบรมฝึกฝนพนักงานให้ทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น มีการทวนออเดอร์กับลูกค้าทุกครั้งเมื่อสั่งอาหารเสร็จสิ้น

5. ใช้ประโยชน์จากวัตถุดิบส่วนเกินเพื่อลดการสูญเสีย

หากคุณเห็นว่ามีวัตถุดิบมากเกินไปและจะไม่อยู่ในสภาพที่สดเพียงพอสำหรับที่จะทำอาหารให้กับลูกค้าในไม่ช้า ให้นำวัตถุดิบเหล่านี้ออกเป็นเมนูพิเศษ และให้พนักงานเสิร์ฟเชียร์ขาย หรือทำโปรโมชั่นเมนูที่ต้องใช้วัตถุดิบนั้นๆ เป็นส่วนประกอบ

หรืออาจนำไปแปรรูปเพื่อต่ออายุการเก็บรักษาที่ยาวนานขึ้น เช่น นำเนื้อหมูมาแปรรูปเป็นไส้กรอกหรือลูกชิ้น ด้วยวิธีเหล่านี้คุณจะไม่เสียโอกาสในการขายและหลีกเลี่ยงการสูญเสียวัตถุดิบอาหารได้

6. ใช้ข้อมูลเชิงลึกที่ผ่านมาของสต๊อก สำหรับคำสั่งซื้อในอนาคต

คุณสามารถเก็บข้อมูลและศึกษาข้อมูลสต๊อกในอดีตของร้านอาหารว่า วัตถุดิบอาหารตัวใดที่มักจะใช้มากหรือน้อยในช่วงเวลาใดเท่าไร ซึ่งคุณมามารถนำข้อมูลเหล่านี้มาเป็นเครื่องช่วยในการตัดสินใจในการสั่งซื้อในอนาคตได้แม่นยำมากยิ่งขึ้น

ทั้งข้อมูลการขายที่ได้จากระบบ POS และการนับสต๊อกด้วยมือที่มีการบันทึกไว้อย่างเป็นระบบ คุณสามารถเข้าใจและคาดการณ์แนวโน้มความต้องการใช้ของวัตถุดิบชนิดต่างๆ ในแต่ละวัน สัปดาห์ เดือนและปี เพี่อสร้างกำไรให้กับธุรกิจร้านอาหารของคุณให้มากขึ้นอย่างมีประสิทธิภาพ

7. ใช้โปรแกรมจัดการสต๊อกบนเครื่อง POS ในการจัดการวัตถุดิบ

นอกจากการบริหารจัดการกับการขายหน้าร้าน เช่น การรับออเดอร์ การออกใบเสร็จ การสรุปยอดขายต่าง ๆ แล้วนั้น ระบบ POS ยังมีประโยชน์และข้อดีอื่น ๆ อีกมากมาย อาทิ สามารถใช้คาดการณ์และวางแผนจำนวนและปริมาณวัตถุดิบที่ต้องสั่งซื้อ ใช้ในการทำบัญชี ติดตามรายงานสต๊อกอัตโนมัติตามออเดอร์ของลูกค้า

ทั้งนี้ ระบบ POS ยังสามารถกรอกจำนวนการสูญเสียของวัตถุดิบในสต๊อกได้ อาทิ จำนวนของเสียต่อหน่วย เช่น สินค้าคงคลังคือ ไข่ไก่ 100 ฟอง เสียไปเป็นจำนวน 20 ฟอง ระบบจะทำการคำนวณราคาสูญเสีย (Waste Cost) จากจำนวนที่เสียไปจริง วันนี้เราจะมาโชว์ตัวอย่างการให้โปรแกรมในการช่วยจัดการสต๊อกวัตถุดิบแบบง่ายๆกัน

1บันทึกรายละเอียดวัตถุดิบต่าง ๆ
และส่วนผสมในแต่ละเมนูของร้านได้ลงในระบบ

ระบบ POS สามารถย้ายสมุดจดบันทึกวัตถุดิบแสนหนาของคุณ ให้อยู่ในจอขนาดกระทัดรัดได้ง่าย ๆ แถมยังบันทึกได้อย่างละเอียด ทั้งหน่วยวัตถุดิบ ที่บันทึกตามเจ้าของร้านถนัดได้ทั้งกิโลกรัม กรัม ขีด หรือกระป๋อง กล่องต่างๆ พร้อมใส่ราคาต่อหน่วยได้ ช่วยให้เจ้าของร้านดูค่าใช้จ่ายคงที่ (Fixed Cost) ได้สะดวกสบายขึ้น ไม่ต้องนั่งใช้เครื่องคิดเลขคำนวณทีละวัตถุดิบ แถมเมื่อเพิ่มวัตถุดิบครั้งแรก ยังให้เจ้าของร้านอัปเดตจำนวนวัตถุดิบปัจจุบันที่มีอยู่ ทำครั้งเดียวจบ ใช้เวลาไม่นาน แถมไม่ต้องนับหนึ่งใหม่ให้ยุ่งยากอีกด้วย

2คาดการณ์และวางแผนจำนวน
และปริมาณวัตถุดิบที่ต้องสั่งซื้อ

เมื่อเพิ่มวัตถุดิบได้ทั้งหมดลงระบบ POS แล้ว เจ้าของร้านสามารถเห็นภาพรวมของสินค้าคงคลังปัจจุบันได้มากขึ้น โดยเจ้าของร้านสามารถวางแผนได้ว่าขาดเท่าไหร่ เหลือเท่าไหร่ ไม่ต้องคอยซื้อวัตถุดิบปริมาณมากเมื่อเริ่มวันใหม่ให้เปลืองต้นทุน

3ติดตามรายงานสต๊อกอัตโนมัติตามออเดอร์ของลูกค้า

ระบบ POS สามารถผูกสูตรอาหารในแต่ละเมนูของร้านอาหารเข้ากับวัตถุดิบแต่ละรายการได้ โดยในหน้าตั้งค่าเมนู นอกจากรายละเอียดเมนูและราคาแล้ว เจ้าของร้านสามารถเพิ่มส่วนผสมจากวัตถุดิบที่บันทึกไว้ในระบบจัดการวัตถุดิบใน POS ได้ เมื่อมีการสั่งเมนูและการจ่ายชำระเกิดขึ้น ระบบจะคอยตัดสต๊อกตามการใช้งานจริงที่ผูกสูตรไว้ทันที

4ปริมาณวัตถุดิบคอยอัปเดตทันที
เช็กปริมาณวัตถุดิบได้ตลอด 24 ชั่วโมง

ระบบ POS จะตัดวัตถุดิบพร้อมอัปเดตแบบเรียลไทม์ให้ตลอดเวลา ไม่ต้องรอเวลาปิดร้านแล้วอัปเดตแบบวันต่อวัน ถึงแม้ตัวเจ้าของจะอยู่บ้าน ก็สามารถเช็กจำนวนวัตถุดิบปัจจุบันผ่านระบบหลังบ้านได้ ไม่ต้องแวะร้านเปิดเครื่องเพื่อเช็กวัตถุดิบก่อน แต่สามารถมุ่งตรงไปที่ร้านขายวัตถุดิบแล้วสั่งซื้อได้เลย

5แจ้งเตือนเมื่อวัตถุดิบใกล้หมด ผ่านอีเมลเจ้าของร้านทันที

นอกจากจะคอยอัปเดตจำนวนวัตถุดิบได้แบบเรียลไทม์แล้ว ระบบ POS ยังคอยแจ้งเตือนเมื่อวัตถุดิบใกล้หมดให้ด้วย โดยเจ้าของร้านสามารถกำหนดปริมาณที่ต้องการให้แจ้งเตือนได้ เมื่อวัตถุดิบลดลงถึงปริมาณที่กำหนดไว้ ระบบจะส่งอีเมลเข้าเจ้าของร้านโดยตรงได้ทันที ไม่ต้องคอยมาเช็กระหว่างวัน

สำหรับผู้ประกอบการร้านอาหารท่านใดสนใจระบบจัดการร้านอาหาร Wongnai POS สามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ ที่นี่ หรือต้องการที่ปรึกษาด้านร้านอาหารและการทำการตลาดออนไลน์ Wongnai ก็ให้บริการในส่วนนี้ ฟรี คลิกเลย!

ติดตามบทความเกี่ยวกับธุรกิจร้านอาหารเพิ่มเติม

เรื่องโดย ดร. อัครพันธ์ รัตสุข ที่ปรึกษา ผู้บริหารร้านอาหาร และอาจารย์ประจำคณะการจัดการธุรกิจอาหาร สถาบันการจัดการปัญญาภิวัฒน์