ยุคนี้จะทำอะไรก็ต้องรวดเร็วทันใจจริงไหมคะ โดยเฉพาะผู้หญิงยุคใหม่แบบเรา ๆ ที่ไม่ว่าจะทำอะไรก็อยากให้ออกมาดีและใช้เวลาคุ้มค่าที่สุด ยกตัวอย่างง่าย ๆ อย่างเรื่องแต่งหน้าสิ ให้กรีดตาบนรถตอนติดไฟแดงก็ยังทำมาแล้วเลยยย แล้วนับประสาอะไรกับเรื่องงานล่ะ ยิ่งเป็นเรื่องการทำงานผ่านอีเมลด้วย ก็ยิ่งอยากทำให้เสร็จทันเวลาไปใหญ่ วันนี้ Wongnai Beauty เลยจะมาแนะนำคีย์ลัดในการใช้คำสั่งบนอีเมลให้กับสาว ๆ ที่จะช่วยให้ทำงานได้ง่ายและเป็นมืออาชีพมากขึ้นมาฝากกัน
ก่อนอื่นเราขอแบ่งกลุ่มอีเมลและอธิบายการใช้งานคีย์ลัดง่าย ๆ เป็น 2 กลุ่ม คือ Gmail และ Outlook
Gmail
ก่อนอื่นเลยต้องไปที่ การตั้งค่า > ทั่วไป > คีย์ลัด แล้วติ๊กเปิดการใช้คีย์ลัด
เมื่อกลับมาที่หน้า inbox จะเห็นว่ามีเส้นสีฟ้าปรากฏขึ้นดังรูป แสดงว่า Keyboard Shortcuts ภายใน Gmail ของเราเปิดใช้งานแล้ว
คีย์ลัดคำสั่งพื้นฐานแบบง่าย ๆ
มาเริ่มกันที่กลุ่มคีย์ลัดแรกบน
Gmail กันเลยดีกว่า
เป็นคำสั่งแบบพื้นฐานที่สุดในการใช้งานบนอีเมล เช่น การเริ่มเขียนจดหมาย การตอบกลับ
หรือจะส่งต่อไปยังอีเมลอื่น ๆ คีย์ลัดพวกนี้บอกเลยว่าจำเป็นและใช้บ่อยที่สุด
หรืออาจรวมไปถึงการตอบ ส่งต่ออีเมลในหน้าต่างอื่น ๆ ที่เรากำลังทำงานอยู่ด้วยนะ เป็นการประหยัดเวลาให้ทำงานเร็วขึ้นแบบสุด
ๆ
คีย์ลัดจัดการจดหมายทั่วไป
มาต่อกันที่คีย์ลัด
Gmail กลุ่มถัดมาที่รวมคำสั่งทั่วไปไว้เช่นกัน
ไม่ว่าจะเป็นคำสั่งค้นหาอีเมลที่เราเคยส่งออกหรืออีเมลที่ได้รับ จากคีย์ลัด / หรือจะเป็นคำสั่งเปิดอ่านอีเมลฉบับก่อนหน้านี้และฉบับที่อยู่ถัดไปได้จากคำสั่ง
P และ N หรือคีย์ลัดสุดฮิตที่เชื่อว่าหลายคนก็คงเคยใช้บ่อยอยู่แล้ว
จากการทำงานในโปรแกรมต่าง ๆ อย่างคำสั่งยกเลิกการกระทำล่าสุด ที่มีคีย์ลัดคือ Z
คีย์ลัดไปยังหน้าต่าง ๆ บนอีเมล
กลุ่มนี้เราขอเรียกว่ากลุ่มรวมคำสั่งเมื่ออยากจะไปนั่นไปนี่
เป็นคำสั่งบนอีเมลที่มีตัว G เป็นคีย์ลัดหลัก
ๆ ตามด้วยอักษรตัวอื่น ที่ช่วยให้เราไปยังหน้าอื่น ๆ บนอีเมลได้ง่ายขึ้น เช่น อยากจะไปยังหน้ากล่องจดหมาย
จดหมายที่ส่งแล้ว ไปยังจดหมายฉบับร่าง หรือไปยังรายชื่ออีเมลติดต่อเพื่อน ๆ ก็กดคีย์ลัดเข้าไปอย่างง่ายดาย
คีย์ลัดคำสั่งเลือกหรือไม่เลือกจดหมาย
แล้วฉันเลือกอะไรได้ไหมมม ขึ้นมาเป็นเพลงแบบนี้ ขอตอบเลยว่าได้สิ! เพราะกลุ่มคำสั่งนี้เป็นคีย์ลัดเกี่ยวกับการเลือก
หรือไม่เลือกจดหมายบนอีเมล ซึ่งมีเคล็ดลับง่าย ๆ เพียงแค่สาว ๆ เลือกปุ่ม * เป็นคีย์ลัดหลัก
จากนั้นจึงตามด้วยตัวอักษร เช่น ถ้าเราอยากจะกดเลือกจดหมายทั้งหมดที่มีอยู่บนอีเมลก็ให้ใช้คีย์ลัด * ตามด้วย A
หรือถ้าจะไม่เลือกเลยก็เป็นคีย์ลัด *
ตามด้วย N แค่นี้ก็เสร็จแล้ว
ไม่ต้องไปไล่เลือกทีละอันให้เสียเวลา
Outlook
- ส่วนการเปิดการใช้ ถ้าเป็น Outlook บนเว็บแบบใหม่ ให้เลือกการตั้งค่า การตั้งค่า > ดูการตั้งค่า Outlook ทั้งหมด > ทั่วไป > การช่วยสำหรับการเข้าถึง
- ใน Outlook บนเว็บแบบคลาสสิก ให้เลือกตั้งค่า การตั้งค่า > จดหมาย > ทั่วไป > แป้นพิมพ์ลัด เพียงแค่นี้ก็ใช้ได้แล้ว
คีย์ลัดคำสั่งพื้นฐานบน Outlook
พอจบจาก Gmail
เราก็จะพามาต่อกับคีย์ลัดที่ใช้บน Outlook กันบ้าง เจ้า Outlook เนี่ยก็เป็นการทำงานบนอีเมลที่คล้าย ๆ กับเวลาเราทำงานผ่านเวิร์ดเลยนะ
อย่างคำสั่งกลุ่มแรกนี้ก็เป็นคำสั่งการใช้งานทั่วไปที่เราได้ใช้กันเป็นประจำอยู่แล้ว
แต่ที่สังเกตก็คือ จะใช้เจ้าปุ่ม Control เป็นคำสั่งหลักนั่นเอง ทั้งการรับ-ส่ง เปิด
หรือตอบข้อความเป็นต้น
คีย์ลัดจัดความเรียบร้อยบน Outlook
กลุ่มต่อมาก็เช่นกัน จะยังมีคีย์ลัดหลักคือปุ่ม Control และเป็นการใช้คำสั่งแบบเลือกหรือไม่เลือกเป็นส่วนใหญ่ รวมถึงเปิด-ปิดข้อความที่เราใช้งานบนอีเมล เช่น อยากจะเลือกข้อความว่าเป็นข้อความที่ถูกอ่านแล้วเพื่อจะได้ไม่ขึ้นแจ้งเตือนในอีเมล
ก็ให้เราลองใช้คีย์ลัดง่าย ๆ โดยกดปุ่ม Control และตามด้วย Q แค่นี้ข้อความก็ถูกติ๊กว่าอ่านแล้วจ้า
คีย์ลัดเพื่อความเป๊ะมากขึ้น
และกลุ่มคำสั่งสุดท้ายบน Outlook
อยากให้ลองกดคีย์ลัดอันแปลก ๆ ที่ไม่เคยเห็นเล่นดูสักสองสามอัน เป็นคำสั่งแบบง่าย ๆ
บนอีเมล เช่น การค้นหาข้อความ หรือจะเป็นการเช็กตัวสะกดถูกผิด ที่ทำให้เราส่งอีเมลได้อย่างถูกต้องไม่มีตัวสะกดผิดพลาด
โดยไม่ต้องเสียเวลาไปเปิดดูที่อื่นอีกด้วย
เป็นไงบ้างคะสาว ๆ มีคีย์ลัดมาฝากเยอะแยะเลย แนะนำให้เซฟไว้เป็นคัมภีร์เลยนะ ถ้าจำได้หมดรับรองเขียนงานเสร็จเร็วส่งทันเดดไลน์แน่นอน แถมยังทำให้การทำงานเป็นมืออาชีพแบบสุด ๆ ส่วนใครที่ไม่อยากพลาดบทความดี ๆ ทั้งเรื่องความสวยความงาม หรือจะเป็นเทรนด์แฟชั่นต่าง ๆ ก็อย่าลืมติดตาม กดไลก์ กดแชร์ เพจวงในบิวตี้กันด้วยละ รับรองชีวิตจะติดเทรนด์ ไม่พลาดเรื่องราวดี ๆ และทำให้ชีวิตเราง่ายขึ้นอย่างแน่นอนจ้า
อ่านบทความสร้างความ Professional ต่อได้ที่
