Microsoft Excel เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่หลายคนคงเคยเรียนมาตอนเด็ก ๆ ใช่ไหมคะ แต่ใครจะรู้ว่านอกจากที่เรียนในห้องเรียนกันแล้ว โปรแกรม Excel นั้นมีประโยชน์มากกว่าที่สาว ๆ คิด เพราะมีทั้งสูตรและคีย์ลัด Excel ที่ช่วยให้ชีวิตเราง่ายขึ้นมาก ไม่ว่าจะอยู่ในสายอาชีพไหนสามารถนำไปใช้ได้แน่นอน วันนี้ Wongnai Beauty เลยขนเอาสูตร Excel ที่จำเป็นมาอัปเดตกันค่า แอบบอกว่าเป็นการรวมสูตร excel เยอะมากๆ ที่เอาไปใช้ต่อได้ระยะยาวแน่นอน
วิธีแทนค่าสูตร Excel เบื้องต้น
โดยเริ่มต้นนั้นให้ใช้แป้นพิมพ์ คีย์เครื่องหมายเท่ากับ (=) ลงบนตารางช่องที่ต้องการให้คำตอบปรากฏค่ะ จากนั้นให้ใส่สูตร Excel คำสั่งที่ต้องการหาค่า เลือก Range ของค่าที่เราต้องการนำมาคิดสูตร จากนั้นกด Enter ตามตัวอย่างนี้เลยค่ะ
โดยเราได้รวมสูตร Excel ที่ใช้บ่อยมาให้ดังต่อไปนี้
ส่วนสูตรหรือคีย์ลัด Excel ที่เราควรรู้ก็มีดังนี้
AVERAGE : หาค่าเฉลี่ยจากตัวเลขใน Range ที่เลือกไว้ สูตรนี้ถือว่าเป็นพื้นฐานที่ต้องรู้เอาไว้เลย
รูปแบบการใช้ : AVERAGE(number1,[number2],...)
BAHTTEXT : แปลงตัวเลขเป็นค่าทางการเงินไทยแบบตัวหนังสือ กี่บาท กี่สตางค์ + ถ้วน สำหรับทำใบ Quotation ที่ต้องพิมพ์จำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร
รูปแบบการใช้ : BAHTTEXT(number)
COUNT : นับจำนวนช่องที่มีตัวเลขใน Range ที่เลือกไว้
รูปแบบการใช้ : COUNT(number1,[number2],…)
COUNTA : คล้าย COUNT แต่สำหรับนับจำนวนช่องที่มีค่าอยู่ในนั้น ใน Range ที่เลือกไว้ โดยจะไม่นับช่องที่ว่างเปล่า
รูปแบบการใช้ : COUNTA(number1,[number2],…)
DATE : สูตร Excel นี้จะช่วยให้วัน เดือน ปี ที่เราเลือกนั้นเรียงตามรูปแบบของ วันที่/เดือน/ปี โดจะใช้เมื่อวัน เดือน ปี ถูกระบุอยู่ในช่องแยกกันค่ะ
รูปแบบการใช้ : DATE(year,month,day)
DATEDIF : อีกหนึ่งสูตร Excel สำหรับคนทำงานที่มีไว้หาระยะห่างของวันที่กำหนด โดยเราสามารถเลือกรูปแบบเวลา (Interval) ได้ เช่น วัน (D) เดือน (M) ปี (Y) ค่ะ
รูปแบบการใช้ : DATEDIF (start_date,end_date,"interval")
EOMONTH : สูตร Excel นี้ ใช้สำหรับคำนวณหาวันสิ้นเดือนค่ะ ชื่อเต็ม ๆ คือ End of Month โดยให้ใส่วันเริ่มต้น ตามด้วยจำนวนเดือนที่ต้องการ จะได้วันที่สิ้นเดือนออกมาเลย
รูปแบบการใช้ : EOMONTH(start_date,months)
FV : Future Value เป็นสูตร Excel ที่ยากขึ้นมาหน่อย แต่ช่วยได้มากแน่นอนค่ะ เหมาะกับการคำนวณหายอดหนี้หากผ่อนชำระในอัตราดอกเบี้ยที่กำหนด โดยต้องระบุอย่างละเอียดด้วยนะ
รูปแบบการใช้ : FV(rate,nper,pmt,[pv],[type])
ค่าต่าง ๆ ที่จำเป็น
- rate - อัตราดอกเบี้ย (มี %)
- nper - จำนวนงวด
- pmt - ค่างวดแต่ละงวด
- pv - มูลค่าปัจจุบัน หรือเงินต้น
- type - จ่ายต้นงวดคือ 0 จ่ายสิ้นงวดคือ 1
HYPERLINK : สูตร Excel นี้สำหรับการแทรกลิงก์ลงไปในข้อความที่กำหนด เพื่อให้เราสามารถคลิกลิงก์ได้ง่าย ๆ และหน้าตาของลิงก์ไม่ดูรกค่ะ
รูปแบบการใช้ : HYPERLINK(link_location,[friendly_name])
INDEX : สูตร Excel นี้สำหรับระบุข้อมูลตามลำดับที่ต้องการ โดยเลือกพื้นที่ที่ต้องการหาลำดับที่ ตามด้วยเลขลำดับที่ต้องการ จะได้เป็นข้อมูลในลำดับนั้นค่ะ
รูปแบบการใช้ : INDEX(array,row_num,[col_num])
LEN : เป็นสูตรสำหรับการหาจำนวนตัวอักษร โดยมักใช้เพื่อเช็กความถูกต้องของจำนวนตัวเลข รหัสประชาชน รหัสพนักงาน รวมถึงความยาวโควตาตัวอักษรค่ะ
รูปแบบการใช้ : LEN(text)
MIN : หาค่าต่ำสุดจากตัวเลขใน Range ที่เลือกไว้
รูปแบบการใช้ : MIN(number1,[number2],...)
** และเช่นเดียวกับ เราสามารถหาค่าสูงสุดได้ด้วยสูตรใกล้เคียงอย่าง MAX นั่นเองค่ะ
NOW : เป็นสูตร Excel ง่าย ๆ ที่ช่วยให้เราบันทึกวันที่-เวลาได้อย่างละเอียดโดยไม่ต้องเปิดปฏิทิน เหมาะกับการลงทะเบียนรวมถึงการบันทึกเวลาเข้า-ออกงานค่ะ
รูปแบบการใช้ : NOW()
PROPER : สูตร Excel สำหรับคนที่ทำงานกับข้อมูลแบบ Text ค่ะ สูตรนี้จะช่วยจัดเรียงข้อมูลให้เป็นระเบียบขึ้นโดยเปลี่ยนข้อความภาษาอังกฤษให้เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ขึ้นต้น ตามด้วยพิมพ์เล็ก
รูปแบบการใช้ : PROPER(text)
QUOTIENT : เป็นสูตร Excel สำหรับคนที่ต้องการหารเลขแบบกลม ๆ ไม่ต้องนับเศษ โดยเลือกขึ้นต้นด้วยเลขตั้ง ตามด้วยเลขหารค่ะ จะได้เลขแบบไม่มีจุดทศนิยมใด ๆ
รูปแบบการใช้ : QUOTIENT(numerator,denominator)
RIGHT : สูตร Excel สำหรับการตัดเลขให้เหลือเฉพาะ x หลักสุดท้าย เหมาะกับการเลือกเอาเลขออร์เดอร์ที่มีหลายหลักให้เหลือน้อยลง ทำให้ดูง่ายขึ้น โดยเลือกตัวเลขเดิมที่ต้องการ ตามด้วยจำนวนหลักสุดท้ายที่อยากเก็บไว้นั่นเองค่ะ
รูปแบบการใช้ : RIGHT(text,[num_chars])
SUM : สูตร Excel ตลอดกาลที่ใคร ๆ ก็ต้องใช้ นั่นก็คือการหาผลรวมของช่วงที่เลือกนั่นเองค่ะ โดยสามารถเลือก Range โดยการลากคลุมพื้นที่ หรือใส่ , แล้วเลือกทีละช่องก็ได้นะ
รูปแบบการใช้ : SUM(number1,[number2],…)
SUMIF : สูตร excel สูตร sumif นี้เป็นสูตร excel พื้นฐานสำหรับหาผลรวมของข้อมูลที่เข้าเงื่อนไขของเราค่ะ ซึ่งจะมีแค่เงื่อนไขเดียว เช่น หาผลรวมของยอดขายในวันที่น้อยกว่า มากกว่าหรือเท่ากับวันที่ระบุนั่นเอง
รูปแบบการใช้งาน : SUMIF(range, criteria, [sum_range])
SUMIFS : เป็นสูตร excel ที่ใช้หาผมรวมของข้อมูลที่มีเงื่อนไขมากกว่าหนึ่งเงื่อนไข เหมาะกับการหาข้อมูลที่ต้องใช้เงื่อนไขเยอะๆ
รูปแบบการใช้งาน : SUMIFS(sum_range, critieria_range1, criteria1, ...)
TRIM : อีกหนึ่งสูตร Excel ที่ช่วยจัดระเบียบข้อมูลให้เป็นระเบียบ โดยคำสั่งนี้จะช่วยตัดส่วนที่เว้นวรรคเกินออกไป ทั้งช่วงต้น กลาง และท้าย ทำให้ข้อความอ่านง่ายมากขึ้นค่ะ
รูปแบบการใช้ : TRIM(text)
UPPER : สำหรับคนที่ต้องการให้ข้อมูลเป็นตัวพิมพ์ใหญ่เหมือนกันทั้งหมด ให้ใช้สูตร UPPER ค่ะ สูตรนี้ทำให้การเก็บข้อมูลประเภทข้อความเป็นระเบียบมากยิ่งขึ้น
รูปแบบการใช้ : UPPER(text)
YEAR : สูตร Excel สุดท้ายที่ช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้นก็คือการแปลงว่าปี พ.ศ. เป็น ค.ศ. ค่ะ และยังใช้ตัดข้อมูลวัน เดือน ปี ออกให้เหลือแต่ปีอย่างเดียวได้ด้วย
รูปแบบการใช้ : YEAR(serial_number)
บอกเลยว่ายังมีสูตร Excel หรือคีย์ลัด Excel ให้สาว ๆ ได้ลองเล่นใส่สูตร excel กันอีกเพียบเลยค่ะ โดยเราสามารถเข้าไปดูวิธีการใช้อย่างละเอียดได้โดยตรงบนเว็บไซต์ของ Microsoft ด้วยพิมพ์ค้นหาชื่อสูตร Excel จะมีตัวอย่างการใช้สูตรและคีย์ลัดอย่างละเอียด ใครใช้ excel สูตรไหนแล้วชอบ มาแบ่งปันกันได้เลยยย ใดใดคือรวมสูตร excel ขั้นเทพรอบนี้ทุกคนต้องมีทางลัดในการทำงานแบบจริงจังแล้วนะคะ
อ่านบทความเพิ่มเติมได้ที่
